Una de las dudas más habituales en las pequeñas y medianas empresas aparece cuando un socio participa activamente en el negocio y, además, figura como administrador de la sociedad.
¿Debe cobrar mediante nómina? ¿Tiene que emitir una factura? ¿Puede recibir una retribución específica como administrador?
La respuesta depende de las funciones que realiza, su relación con la sociedad y el concepto por el que recibe la remuneración. Utilizar una fórmula incorrecta puede generar problemas en el IRPF, el Impuesto sobre Sociedades, las retenciones o la Seguridad Social.
Ser socio y ser administrador no es lo mismo
En muchas sociedades limitadas una misma persona reúne varias condiciones: puede ser socio, administrador y, además, trabajar habitualmente para la empresa.
Pero jurídicamente son situaciones diferentes.
Ser socio supone participar en el capital de la sociedad. Ser administrador implica asumir las funciones y responsabilidades propias del órgano de administración. Y prestar otros servicios para la empresa puede generar, además, una relación diferente con la sociedad.
Por eso, antes de decidir cómo debe cobrar una persona, hay que identificar qué funciones está realizando y qué concepto se está remunerando.
¿Puede cobrar el administrador una retribución por su cargo?
Sí, pero la normativa mercantil establece determinados requisitos.
El artículo 217 de la Ley de Sociedades de Capital establece que el cargo de administrador es gratuito salvo que los estatutos sociales dispongan lo contrario y determinen el sistema de remuneración.
Entre los sistemas posibles se encuentran una asignación fija, dietas de asistencia, participación en beneficios, retribución variable y otros sistemas previstos legalmente.
Además, el importe máximo de la remuneración anual del conjunto de los administradores en su condición de tales debe ser aprobado por la junta general.
Por tanto, si una sociedad quiere remunerar a su administrador por las funciones propias del cargo, el primer paso debería ser revisar qué establecen sus estatutos y los acuerdos societarios existentes.
Ley de Sociedades de Capital — BOE
¿La retribución del administrador se paga mediante nómina?
La remuneración correspondiente al cargo de administrador puede documentarse y abonarse mediante un recibo de retribución o nómina, pero no debe confundirse por ello con una nómina laboral ordinaria.
Fiscalmente, la Ley del IRPF considera rendimientos del trabajo las retribuciones obtenidas por la condición de administrador y establece una retención específica.
Con carácter general, la retención aplicable a las retribuciones percibidas por la condición de administrador es del 35 %. Cuando proceden de entidades cuyo importe neto de la cifra de negocios es inferior a 100.000 euros, la retención es del 19 %.
Por eso es importante identificar correctamente en la contabilidad y en las declaraciones tributarias qué concepto está percibiendo el administrador.
¿Puede el administrador cobrar también por trabajar para la empresa?
Aquí es donde aparecen muchos de los errores.
Una persona puede realizar para la sociedad otras actividades diferentes de las inherentes al cargo de administrador. En estos casos debe analizarse separadamente la naturaleza de esos servicios.
No basta con denominar el pago “nómina” para convertirlo en una relación laboral, ni tampoco con emitir una factura para convertir cualquier servicio en una actividad profesional independiente.
En las sociedades limitadas existe además una cautela mercantil específica: el establecimiento o modificación de cualquier relación de prestación de servicios u obra entre la sociedad y uno o varios de sus administradores requiere acuerdo de la junta general, conforme al artículo 220 de la Ley de Sociedades de Capital.
Por eso cada situación debe analizarse atendiendo a las funciones efectivamente desarrolladas y no únicamente a la denominación que aparezca en el documento de pago.
¿Cuándo tendría que emitir factura?
Tampoco debe aplicarse la regla de que “si el administrador es autónomo, tiene que facturar a su sociedad”.
Estar incluido en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social no significa automáticamente que, a efectos fiscales, todos los servicios prestados a la sociedad deban documentarse mediante factura.
La obligación de facturar dependerá de la naturaleza de la actividad realizada y de su tratamiento tributario.
Por tanto, antes de hacer que un socio-administrador facture mensualmente a su propia sociedad hay que analizar exactamente qué servicios presta, en qué condiciones los realiza y cuál es su tratamiento fiscal.
¿Y qué ocurre con la Seguridad Social?
La Seguridad Social constituye otra cuestión diferente y tampoco puede resolverse simplemente observando si existe nómina o factura.
La Ley General de la Seguridad Social establece reglas específicas para socios y administradores de sociedades de capital.
Cuando una persona ejerce funciones de dirección y gerencia derivadas de su condición de administrador, o presta otros servicios para una sociedad de capital de forma habitual, personal, directa y lucrativa, su encuadramiento puede corresponder al RETA cuando posee el control efectivo directo o indirecto de la sociedad.
La ley establece y presume ese control en determinados supuestos atendiendo al porcentaje de participación del socio y, en algunos casos, a las participaciones de familiares convivientes.
Por tanto, tener una nómina no significa necesariamente estar incluido en el Régimen General.
Ley General de la Seguridad Social — BOE
¿Es deducible para la sociedad lo que cobra el administrador?
Esta cuestión ha generado numerosos conflictos con la Administración tributaria.
La jurisprudencia reciente ha reforzado la posibilidad de considerar fiscalmente deducibles las retribuciones satisfechas a administradores cuando responden a servicios reales, se encuentran debidamente acreditadas y están correctamente contabilizadas.
Hemos analizado esta cuestión con mayor detalle en nuestro artículo sobre la deducibilidad de la retribución de los administradores en el Impuesto sobre Sociedades.
Pero esto no significa que las sociedades puedan olvidarse de los requisitos mercantiles y de la correcta documentación de esas remuneraciones.
Entonces, ¿nómina, factura o retribución de administrador?
No existe una respuesta única válida para todas las sociedades.
Antes de establecer cómo va a cobrar un socio-administrador conviene analizar conjuntamente su porcentaje de participación, las funciones que realiza, si ejerce funciones de dirección y gerencia, qué establecen los estatutos, los acuerdos adoptados por la junta y el tratamiento fiscal y de Seguridad Social correspondiente.
El error habitual consiste en empezar por el documento —“hacemos una nómina” o “que emita una factura”— cuando debería hacerse justamente al contrario:
Primero se determina la naturaleza de la relación y después se establece la forma correcta de documentar y tributar la remuneración.
Revisar la situación antes de establecer la remuneración
En las pymes es frecuente que socio, administrador y trabajador sean la misma persona. Precisamente por eso resulta especialmente importante separar correctamente cada condición.
Una estructura adecuada permite determinar cómo debe documentarse la remuneración, aplicar correctamente las retenciones, contabilizar el gasto y reducir posibles conflictos posteriores con Hacienda o la Seguridad Social.
En Ruiz Teba Asesores asesoramos a pymes y sociedades mercantiles en la correcta configuración fiscal, contable y laboral de las retribuciones de socios y administradores.
