La factura electrónica obligatoria entre empresas está cada vez más cerca de convertirse en una realidad para las pymes españolas. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, ha desarrollado finalmente el sistema de facturación electrónica previsto en la Ley Crea y Crece y ha definido cómo deberán emitirse, transmitirse y recibirse las facturas entre empresarios y profesionales.
Sin embargo, existe una confusión importante: que el reglamento ya esté aprobado no significa que todas las empresas estén obligadas actualmente a utilizar la factura electrónica en sus operaciones B2B.
La aplicación efectiva depende todavía de un paso normativo adicional. Por ello, resulta especialmente importante que las empresas conozcan qué se ha aprobado, cuándo les afectará y qué pueden ir preparando.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria entre empresas?
La nueva regulación establece que las operaciones entre empresarios y profesionales deberán documentarse mediante facturas electrónicas cuando el destinatario tenga en España su sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual, en los términos establecidos por la normativa.
No estamos hablando simplemente de enviar una factura en PDF por correo electrónico.
El nuevo sistema se basa en facturas electrónicas estructuradas, capaces de ser procesadas automáticamente por los programas informáticos. El reglamento admite formatos como Facturae, UBL, CII y EDIFACT.
Las empresas podrán utilizar plataformas privadas compatibles, la futura solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Tributaria o una combinación de ambas.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para las pymes?
Este es probablemente el punto que más dudas está generando.
El Real Decreto 238/2026 fue publicado en el BOE el 31 de marzo y entró en vigor el 20 de abril de 2026. Sin embargo, la aplicación efectiva de las nuevas obligaciones queda vinculada a la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle la solución pública de facturación electrónica.
A partir de ese momento se establecerán dos plazos:
Empresas con una facturación superior a 8 millones de euros: las obligaciones serán exigibles transcurridos 12 meses.
Resto de empresarios y profesionales: serán exigibles transcurridos 24 meses.
Por tanto, para la mayoría de las pymes todavía no existe una fecha concreta del calendario que pueda señalarse como el día definitivo de inicio de la obligación.
Esto es importante porque algunas empresas están recibiendo información comercial que puede dar a entender que la factura electrónica B2B ya es obligatoria de forma generalizada.
¿Cómo funcionará el nuevo sistema?
El modelo diseñado por el Gobierno permitirá utilizar plataformas privadas de facturación o la solución pública.
Cuando una empresa utilice una plataforma privada para emitir sus facturas, el sistema deberá remitir simultáneamente una copia electrónica fiel en formato UBL a la solución pública de facturación electrónica.
Además, las facturas deberán incorporar un código único que permita identificarlas y que incluirá, entre otros datos, el NIF del emisor, el número y serie de la factura y su fecha de expedición.
El objetivo es crear un ecosistema interoperable en el que las empresas puedan intercambiar facturas aunque utilicen plataformas diferentes.
Factura electrónica y VeriFactu no son lo mismo
Este será uno de los puntos que más confusión provocará durante los próximos meses.
VeriFactu y la factura electrónica B2B son obligaciones diferentes, aunque ambas afectan a los sistemas de facturación utilizados por las empresas.
VeriFactu está relacionado con los requisitos que deben cumplir determinados sistemas informáticos de facturación y con la integridad, conservación y trazabilidad de los registros.
La factura electrónica obligatoria entre empresas regula, en cambio, el formato y el intercambio electrónico de las facturas en las operaciones B2B.
Una empresa puede, por tanto, encontrarse afectada por ambas regulaciones.
¿Qué deberían hacer las pymes ahora?
Aunque la obligación general todavía no resulte exigible, esperar hasta el último momento tampoco es una buena estrategia.
Las empresas deberían comprobar qué programa utilizan actualmente para emitir facturas, confirmar con su proveedor de software cómo se adaptará al nuevo sistema y revisar sus procedimientos administrativos.
También conviene comprobar que los datos fiscales de clientes y proveedores estén correctamente registrados y que los procesos internos permitan trabajar con documentación electrónica estructurada.
La transición será considerablemente más sencilla para aquellas empresas que ya tengan digitalizada su facturación y contabilidad.
Prepararse antes de que llegue la obligación
La factura electrónica supondrá uno de los mayores cambios de los últimos años en la gestión administrativa de las empresas españolas.
No se trata únicamente de sustituir el papel por un documento digital. El nuevo modelo permitirá una mayor automatización del intercambio de información y obligará a que los sistemas utilizados por empresas, proveedores y asesorías puedan comunicarse correctamente.
En Ruiz Teba Asesores ayudamos a pymes y sociedades mercantiles a adaptar su gestión fiscal y contable a las nuevas obligaciones, anticipándonos a los cambios normativos y evitando que la adaptación tenga que realizarse cuando los plazos ya estén encima.
Si tu empresa necesita revisar cómo le afectará la factura electrónica obligatoria o adaptar sus procesos de facturación, puedes contactar con nuestro despacho en Torrejón de Ardoz.
